Eigenlijk kunnen we helemaal niet meer zonder. De e-mail bepaalt grotendeels hoe de dag eruit ziet. Je wordt geleefd door je inbox. Uit onderzoek is gebleken dat de meeste mensen niet meer op ‘cc mailtjes’ zitten te wachten. Vaak is de inhoud alleen informatief of er staat een discussie centraal. Allemaal mail die je eigenlijk liever niet direct leest.
Er is een mogelijkheid om dit te omzeilen. Bijvoorbeeld door alle binnenkomende ‘cc mail’ direct in een map cc te plaatsen. Erg handig en je bepaalt zelf wanneer je de mail leest. Of geef ze een kleurtje. Zo blijft je mailbox alleen toegankelijk voor mails die er direct toe doen. Weet je niet precies hoe dit moet? Vraag het aan mij. Als virtual assistant help ik hier graag bij.
Maar wat gebeurt er tijdens je vakantie? Juist. De meeste mensen checken hun e-mail ook tijdens de vakantie. Zij kunnen bepaalde zaken niet loslaten en voelen zich geroepen om de e-mail te bekijken. Is dit echt nodig vraag je je dan af. Nee, het is een bewuste keuze die je maakt.
Hoe zorg je ervoor dat je meer vrije tijd en geen mailstress krijgt op vakantie?
- zorg ervoor voordat je op vakantie gaat dat er een overzicht op je bureau ligt met alle lopende zaken en de stand van zaken. Maak zaken duidelijk voor anderen.
- stel mensen minimaal een week voordat je vertrekt op de hoogte van je vakantie.
- zet altijd je afwezigheidsassistent aan. Vermeld hierin dat je e-mail niet wordt gelezen en verwijs bijvoorbeeld door naar een collega.
- op je smartphone heb je de mogelijkheid je mail tijdelijk uit te zetten. Uiteraard kun je deze weer aanzetten wanneer jij wenst.
- schuif de einddatum van de terugkomst van je vakantie twee dagen op. Zo heb je in deze twee dagen de ruimte om de ontvangen e-mails te verwerken. Urgente mails gaan voor. De zender geeft dit vaak aan.
Je gaat merken dat je meer rust ervaart. Als mensen weten dat je beschikbaar bent blijven ze contact opnemen. Dan is het hek van de dam. Probeer hiervoor te waken en dek jezelf in met een afwezigheidsassistent.
Kan je het toch niet laten om de e-mail te checken? Doe dit dan aan het einde van de dag en beantwoord alleen de belangrijke mail. Dit doe ik zelf aangezien ik geen opdracht wil missen als virtual assistant.
Lees jij je werkmail op vakantie? Zo ja, hoe vaak?
